Bir dönemler tasarımcı, çoğu sektör tarafından ürüne ya da ortama estetiksel dokunuşlar yapan, bir işi görsel anlamda tatmin edici noktaya getiren ya da gerekli ürün modellemelerini yapabilen kişiler olarak tanımlanırdı - hala böyle tanımlaya devam edenler var, biliyorum - ama son dönemlerdeki dijitalleşme etkisi ile tasarımcı tanımı sektörde tam karşılığını bulmaya başladı, problemleri çözen kişi. Tasarımcı, kullanıcıyı, kullanımı, ortamı, kültürü ve daha birçok değişkeni dikkate alarak bir probleme farklı açılardan yaklaşan ve çözümler üreten kişidir. Peki, dijitalleşme tasarımcı tanımını etkilemeye nasıl yardımcı oldu? Cevap basit, hızlı bir dijital tüketim. Hızla büyüyen dijitalleşme, çoğu işlemi arayüzler üzerinden halledebilme imkanını bizlere tanıdı ama bu kolaylık farklı problemlerin ortaya çıkmasına sebep oldu, acaba insanlar dijital dünyaya erişim sağlarken her zaman iyi deneyimler yaşıyorlar mıydı? İşte tasarımın problem çözme değeri bu şekilde ortaya çıktı, evet estetiksel kaygı tasarımda her zaman vardı ama tasarımın asıl olayı problemlere çözüm getirmekti. Tasarımcılar, kullanıcının isteklerini, acı noktalarını, hareketlerini dikkate alıp, çeşitli test yöntemleri ile bunları tespit edip bu sorunlara çözümler getirir ve kullanıcıların süreçlerini iyileştirir. Peki, kullanıcıların deneyimlerini iyileştiren tasarımcılar, problem çözme sürecinde ekip arkadaşları ile yaşadıkları acı noktalarına bir çözüm bulabiliyor muydu?
“Yaptığımız benchmarklar hangi dosyanın içindeydi?” , “Şu anda o işi ona veremem, daha yeni işe başladı.” , “Her gün aynı tasarımı yapıyorum.” gibi cümleler bir tasarımcıya çok da yabancı gelmiyordur. Tasarımcılar olarak problem çözerken aslında kendi sürecimizde de problemlerle karşılaşmıyor muyuz? İşte başlığımız DesignOps burada devreye giriyor.
Tasarım sürecini sistemleştirerek, tasarımcının problem çözmeye odaklanmasını sağlayan sisteme DesignOps, açılımıyla Design Operations denir. Tasarım sürecini olabildiğince optimize ederek, tasarım odaklı düşünmeye daha fazla zaman ayırılması üzerine yoğunlaşan bu sistemin çıkışı DevOps sistemi ile gerçekleşmiştir diyebiliriz. DevOps, Agile metodundan esinlenerek ortaya çıkan, “Development” ve “Operations” kelimelerinden oluşan bir sistemdir. Amacı, ekiplerin birbirleriyle sürekli iletişim halinde olmasını sağlamak ve hızlı üretim yapılabilmesi için sistemi optimize bir hale getirmektir. Bu mantıktan esinlenen DesignOps, kullanıcı merkezli bir yaklaşım benimser ve tasarım sistemlerini olabildiğince optimize ederek, tasarım odaklı bir süreç amaçlar.
"DesignOps, tasarımın değerini ve etkisini bir ölçekte artırmak için insanların, süreçlerin düzenlenmesi ve sistem optimizasyonunu ifade eder. " -Nielsen Norman Group
Tabii böyle kuru kuruyu anlatınca sizlere karışık bir sistem olarak gelebilir, o yüzden bir çarklı sistemi üzerinden DesignOps’un nasıl çalıştığını sizlere özetlemek isterim. Öncelikle bu sistemimizin temel amacı kullanıcı odaklı tasarımlar çıkartmaktır, yani çarklıların dönme amacı kullanıcıdır. DesignOps ise tasarım ve kullanıcı odaklı bu sistemde, çarklıların sürdürülebilir yani hızlarını ve mekanizmasını bozmadan çalışmasını amaçlar ve bunun için çalışır. Bunun için ise temel olarak 5 noktaya dikkat eder.
Tasarımcı problem çözer demiştik, problemleri çözerken de bulunduğu dönemin koşullarına ve yeni yöntemlere olabildiğince hakim olması, sorunlara daha farklı açılardan yaklaşmasını sağlar. Tasarım süreci içerisinde yeterli vakitler bulamayan ve yoğun bir şekilde çalışan bir tasarımcı gündemi yeterli takip edebilir mi? Bu süreçte DesignOps, tasarımcının ve tasarım ekiplerinin kendilerini geliştirebilmeleri için iş yüklerini azaltır ve tasarımcıların daha iyi tasarımlar çıkarabilmesine imkan sağlar. Bunun için ise aşağıdakilere dikkat eder.
Tasarım rollerini netleştirmek - Bir tasarım ekibinde kimin hangi işlerle uğraştığı ne kadar belli olursa, kurulan iletişim ve iş yükü o kadar verimli olur. A işiyle ilgilenen kişi bellidir ve süreç ona aittir, başka biri A işinden sorumlu tutulmalıdır ya da o iş ona bırakılmamalıdır.
Verimli iletişim kanalları oluşturmak - Ekip içi ve ekipler arasındaki iletişim, tasarım ekiplerinin ve diğer ekip üyelerinin gelişiminde önemli rol oynar. Uygun iletişim kanalları yaratmak ve iletişimi güçlendirmek, sorunların hızlı çözülmesini sağlar, ekip içi ve ekipler arası bilgi aktarımlarını yükseltir ve bunun sonucunda iyi çözümler üretilmesine katkıda bulunur.
Eğitimler ve seminerler düzenlemek - Tasarımcılar ya da tasarımcı olmayanlar için çeşitli eğitimler düzenlenir, ekip bireyleri, kullanıcı deneyimi ve ekipler arasındaki etkileşim konularında farkındalık yaratılmaya çalışılır.
Odağı insan olan DesignOps, sadece kullanıcı odaklı değil, ekiplerdeki bireyler üzerine de odaklanır. İşe alım süreçleri, ekip uyumu, bireysel gelişim ve başarılarıyla da ilgilenir. Çalışan odaklı bu sürece aynı zamanda PeopleOps adı da verilebilir. Ekiplerdeki eksiklikler tespit edildikten sonra uygun aday bulma süreciyle PeopleOps başlar ve bu süreçte aşağıdaki aşamalara dikkat edilir;
- Uygun kişiyi bulma ve işe alım süreci - Tasarım ekipleri içerisindeki eksik pozisyonlar tespit edilir, eğer bu eksiklikler onarılamıyorsa, buna uygun şekilde kişiler aranmaya başlar. Bu kişilerin ekip ile iyi bir iletişim kurabiliyor olabilmesi ve gireceği pozisyon için yeterli donanıma sahip olması gözlemlenir. Bu süreçte yeterli donanımı ve iletişimi test edebilmek için işe alım süreci olabildiğince standart bir hale getirilmeye çalışılır. İşe alım görüşmeleri, mailleşmeleri ve diğer evrak aşamaları optimize edilir, en hızlı ve sağlıklı şekilde işe alım süreci gerçekleştirilmeye çalışılır.
- Adaptasyon - Yeni çalışmaya başlayan kişiye ekip arkadaşları, kullanılan iletişim kanalları, sistem kütüphaneleri, kullanılan programlar ve süreç içindeki diğer ihtiyaç duyulacak noktalar gösterilmelidir. Pozisyonundan ve ekipteki insanları hızlı tanıması, süreç içerisindeki yükünü azaltacaktır.
- Kariyer gelişimi - Çalışan kişilerin tasarıma odaklandıkları kadar, kendilerine ve kariyer gelişimlerine odaklanmalarına önem verilir. Kişilere özel kariyer gelişim planları oluşturmak ve bu konuda onlara yardımcı olmak, tasarım süreçlerinin daha verimli olmasına imkan sağlar.
- Geri bildirim ve ödüller - Bir tasarım süreci sonunda ekiplerin süreci analiz etmesi önemlidir. Eksiklikleri, süreçte yanlış işlenen noktaları ya da elde edilen başarılar gibi tasarım sürecini kişileri yargılamadan konuşmalı ve geliştirmeye açık olunmalıdır. Bundan sonraki süreçlerde daha başarılı işlerin ortaya çıkmasını sağlayabilecek bu sistemde, mevcut bir başarı varsa kutlanmalı ekip ve kişiler tebrik edilmelidir.
İyi bir tasarım süreci yaratılarak, tasarımcının odağı tasarımda tutulabilir. Bu odağı dağıtabilecek her ihtimal süreci yavaşlatır, tasarımcıya yük olur. Bu yüklerden en büyüğü de iş akışında karşımıza çıkar. Belirli dosyaların konumları, tasarım kütüphanesi, araştırma verileri ve kullanıcı görüşmeleri gibi birçok alanı olabildiğince optimize etmek DesignOps’un temel amaçlarındandır. Dikkat edilebilecek noktalar ise;
- Tasarım kütüphaneleri yaratmak - Design system (tasarım kütüphaneleri) oluşturmak, tasarıma odaklanmak için gerekli noktalardan bir tanesidir. Yeni bir işe alım sürecinde ya da ilk defa çalışılacak projelerde belirli bir rehberin olması iş yükünü azaltmaya yardımcı olur ve tasarıma odaklanılmasını sağlar.
- Sistemsel arşivleme - Tasarım sürecinde ihtiyaçlara yönelik yaratılan projeler, örnek çalışmalar, kural dosyaları tüm ekipler tarafından hızlı bir şekilde ulaşabilecek halde bulunmalıdır. Dosyaların nerelerden, nasıl bulunacağı düşünülmemeli, ana odağın tasarıma verilmesi sağlanmalıdır.
- Ortak programlar kullanılması - Tasarımcılar problemlere çözmek için başka meslek kollarına ya da meslektaşlarına süreç içerisinde ihtiyaç duyar. Herkesin kullanabileceği iletişim kanalları oluşturmanın yanında, ortak programların ya da belirlenen dosya formatlarının kullanılması sürecin tasarım odaklı ilerleyebilmesi için önemlidir, iş yükünü azaltır.
Problemleri çözebilmek, problemi iyi analiz etmekten geçer. Tasarımcının odağı kullanıcı iken, problemi tanımlayacağı yer de kullanıcıdan geçer. Kullanıcı araştırmaları, iyi bir tasarım süreci için oldukça önemlidir. DesignOps sadece problemi çözme sürecini değil, aynı zamanda probleme ulaşma sürecini de optimize ederek, olabildiğince tasarım odaklı olmaya çalışır. DesignOps’un içinde bulunan ve araştırma yönetimi ile alakalı kısmı da ResearchOps olarak tarif edebiliriz. Kullanıcı araştırma sürecini optimize ederken yani ResearchOps yaparken dikkat edilebilecekler ise;
- Katılımcı bulmak ve katılımcı havuzu oluşturmak - Katılımcıları bulmak tasarımcıların sorumluluğunda olmamalıdır, bu süreç optimize edilerek katılımcılar bulunmalı, bu katılımcıların başka araştırma süreçlerinde yer almaları için teşvikler verilmelidir.
- Kullanıcılarla yapılacak olan görüşmeleri optimize etmek - Katılımcılarla nerede, ne zaman, hangi araçlarla araştırma yapılacağı tasarımcının sorumluluğundan alınmalıdır. Optimize hale getirilerek tasarımcının tasarıma odaklanılması sağlanır.
- Kullanıcılarla yapılan çıktıları ortak bir havuzda toplama - Katılımcılarla yapılan görüşmeler daha sonradan kullanabilmesi adına arşivlenmelidir. Bir dahaki ihtiyaç halinde yeni kullanıcılar bulmak yerine, eski bilgilerden yararlanılabilir. Yeni bir arayış sürecine girilmediği için tasarım odaklılık artar.
DesignOps sürecinde her şey ne kadar optimize edilirse, tasarımcının tasarıma odaklanması o kadar kolaylaşır. Bu optimizasyonlar sadece süreç başlangıcında veya süreç içinde değil, süreç sonunda da gerçekleşir.
- İyi tasarımın kriterlerini belirlemek - Tasarımın problem çözebiliyor olması dışında, bu probleme yaklaşımı, nasıl çözdüğü ve çözerken hangi noktalara dikkat ettiği çok önemlidir. Belli bir tasarım kalitesi yaratmak ve bunu sürdürülebilir kılmak tasarım yönetiminin önemli noktalarındandır.
- Tasarımları paylaşmak - Tasarım uzun bir sürecin sonucunda ortaya çıkar, süreç içinde çözüm ararken çeşitli noktalara dikkat edilir, testler yapılır ve prototiplemeler sonucunda probleme bir çözüm üretilmiş olur. Tasarım süreci de tasarımın kendisi kadar değerlidir, bu süreci paylaşmak, tasarım yaklaşamınızı duyurmanızı, sizinle çalışmak isteyen insanlara kendinizi tanıtmanızı ve iyi bir tasarıma nasıl ulaştığınızı gösterecektir.
DesignOps ülkemizde yeni yeni konuşulmaya başlayan bir konu ancak global olarak hizmet veren birçok firma DesignOps sistemlerini uzun süreler boyunca uygulamaya devam ediyor. Süreci optimize ederek, tasarım sürecini sürdürelebilir hale getiren DesignOps, firmanın değerlerini bireysel çalışmalardan ziyade sistemsel çalışma belirlemiş oluyor.
DesignOps düşüncesini benimsemiş, bünyesinde DesignOps departmanları barındıran global firmaları ve DesignOps hakkında söylediklerini aşağıya sizler için sıraladık.
1- Airbnb
Konaklama, seyahat, turizm uygulaması denildiğinde akıllara ilk sırada gelen airbnb, DesignOps prensibini uzun süre uygulayan firmalardan. DesignOps departmanının başındaki Adrian Cleave, DesignOps prensibine yönelmelerindeki nedeni şu şekilde anlatıyor.
"Daha önce ayak uydurmamızı sağlayan gevşek yapı, biz ölçeklendikçe istikrarlı değildi ve yeni zorluklar ortaya çıktı. Bilgiye erişim, tasarım standartları, iş akışı çakışmaları ve kalite sorunlarının tümü çok gerçek sorunlar haline geldi." Adrian Cleave -Director of DesignOps at Airbnb
Şu anda DesignOps prensibi tüm ekip üyeleriyle benimsemiş olan Airbnb, bünyesinde 5 farklı DesignOps departmanı bulunduruyor. Bu departmanların genel olarak takip ettikleri ise; operasyonel strateji, tasarım süreci, tasarım araçlarının oluşturulması, ekip içindeki kalite ve ekip mutluluğu.
2- Pinterest
Herkesin moodboard oluşturmak, ilham perilerini canlandırmak ya da konsept fikirler almak için uğradığı ilk adreslerden olan Pinterest, bünyesindeki çalışanlarla beraber DesignOps prensibini benimsemişlerden biri.
Pinterest’in kurucuları Evan Sharp ve Ben Silbermann, hızlıca yükselen tasarımcı sayılarından sonra bir süre karışık bir dönemden geçmişler, ancak DesignOps prensibini benimsemeleriyle beraber düzeni sağladıklarını ve tasarım süreçlerini hızlandırdıklarını tespit etmişlerdir.
3- Intuit
Bir yazılım firması olan Intuit, DesignOps serüvenine başlamadan önce DevOps ile bu prensiplerin ne kadar etkili olduğunu keşfetmişti. Ancak DesignOps’u da uygulamaya başlayan firmanın elde ettiği sonuçlar onları bile şaşırtmıştır.
DesignOps’u uygulamaya başladıktan sonra Intuit firması;
- Bir önceki yıla göre 4 kat daha fazla kullanıcıyla etkileşim kuran ekipler
- Deneyim ve Test sayılarında +&72 katılım (geçen sene %25 miş)
- Projelerin teslim süresi %65’e kadar hızlanma
- 430 iş günü kazanç
Sistemleri optimize ederek, daha üretken ekipler yaratmak ve sürdürülebilir tasarım ilkeleri oluşturmayı hedefleyen DesignOps prensibini bu yazımızda sizler için detaylandırmaya çalıştım. Bundan sonraki süreçte de DesignOps Nasıl Oluşturulur? Nasıl Uygulanır? Başlıklı yazımız ile DesignOps prensibinin tasarım ve çalışan dünyası üzerindeki önemini vurgulamaya çalışacağız.
Sizler de daha iyi deneyimler yaratmak, kullanıcı merkezli düşünmek ve etkili tasarımlar yaratmak istiyorsanız servislerimizi inceleyebilir, oradaki formu doldurarak bizlere ulaşabilirsiniz.
Kaynakçalar;
https://www.nngroup.com/articles/design-operations-101/
https://www.superside.com/blog/designops-professionals
https://www.superside.com/blog/why-brands-implemented-designops
