Bu İçerikte Yer Alan Ana Başlıklar:
• İsviçre Çakısı Gibi Bir Üretkenlik Aracı: ClickUp
• Userspots ClickUp Space Quiz
Bu içerik ile; bir görev takip platformu ve üretkenlik aracı olan ClickUp'ı tanıyacaksınız. Bize hangi özellikleri sunduğunu, hangi işlerimizde bu araçtan faydalanabileceğimizi keşfedeceksiniz.
Bu makalede kullanıcılarına haftada 1, yılda 52 gün kazandırdığını iddia eden bir üretkenlik aracı olan ClickUp’dan bahsedeceğiz. Gerçekten iddialı bir slogan, değil mi? Haydi başlayalım.
ClickUp için kısaca her şeyin bir arada olduğu bir üretkenlik aracı diyebiliriz. Planlama veya süreç takibi yaparken kullanabileceğiniz her bir aracı, kendi bünyesinde var olan özelliklerle değiştirmeye çalışır. Görev listeleri, proje süreç takibi, hatta Google Drive’da kullanılan pek çok aracı burada başka bir alternatifle kullanabilirsiniz.
Hızlıca hangi özellikler barındırdığından ve hangi uygulamaların yerine kullanılabileceğinden bahsedelim.
• Yapılacaklar Listesi: Herhangi bir projeden ya da işten bağımsız da olabilir, yapmamız gereken işleri listeleyebiliyoruz.
Hangi uygulamaların yerini alıyor? : Todoist, Trello, Tick Tick…
• Proje Yönetimi: Çalıştığımız tüm projelerdeki süreçler kontrol edebiliyor; proje bazlı yapılmış, devam eden ya da hedeflenen tüm işleri ekibimiz ile birlikte takip edebiliyoruz.
Hangi uygulamaların yerini alıyor? : Asana, Monday, Jira...
• Doküman: Notes, Google Docs veya buna benzer birçok platformda gerçekleştirdiğimiz döküman hazırlama, not tutma işlemlerini ClickUp ile yapabiliyoruz.
Hangi uygulamaların yerini alıyor? : Notion, Confluence, Evernote, Google Docs…
• Tablo: Dökümanda olduğu gibi tablo türevi içerikler hazırlarken de ClickUp’tan faydalanabiliyoruz.
Hangi uygulamaların yerini alıyor? : Airtable, Google Sheets
• Chat: Listeler özelinde takım arkadaşlarımızla faydalanabileceğimiz anlık mesajlaşma imkanı sunuyor. Harika, değil mi?
Hangi uygulamaların yerini alıyor? : Slack
• Takvim: Farklı takvim araçları ile senkronize olarak görevlerimizin de yer aldığı ortak bir takvim yaratabiliyoruz.
Hangi uygulamaların yerini alıyor? : Smartsheet, Teamgantt
• Hatırlatma: Görevleri takvimle senkronize edince hatırlatmalar olmadan olmaz. Görevin başlangıç/bitiş tarihi geldiğinde bizi uyarıyor.
Hangi uygulamaların yerini alıyor? : Apple Hatırlatıcı, Tick Tick
• Hedef Takibi: Görevlere ilgili ekip arkadaşlarımızı tanımlayarak onların da görevlerini takip edebilmelerine yardımcı olabiliyoruz. Sonrasında kişi başlı tamamlanan/devam eden görevleri raporlayarak analiz edebiliyoruz.
Hangi uygulamaların yerini alıyor? : Lattice, Gtmhub, Geese
• Zaman Takibi: Görev odaklı zaman takibi yaparak doğrudan ClickUp üzerinden rapor oluşturabiliyoruz.
Hangi uygulamalarla iyi çalışır? : Harvest, Toggl, Everhour
• Ekran Kaydı: Online olarak ekran kaydı alabiliyoruz, loom gibi platformlarla entegre bir şekilde bu kayıtları arşivleyebiliyoruz.
Hangi uygulamaların yerini alıyor? : Loom, Evernote Skitch
• Süreç Yönetimi: ClickUp ile tek bir proje ya da ekip üzerinden değil tüm süreçlerinizi yönetebildiğiniz görsel ağırlıklı bir deneyim yaşıyorsunuz.
Hangi uygulamaların yerini alıyor? : Wrike, Smartsheet
Tüm bu ekran kaydı, döküman hazırlığı, zaman planı ve diğer birçok özelliğini tek bir platformdan yönettiğimizi düşündüğümüzde, sloganlarının pek de boş olmadığını görmek mümkün.
Genel çalışma şekline baktığımızda bizi 3 aşamalı hiyerarşik bir yapı karşılıyor. Hiyerarşinin en üstünde en kapsayıcı kademe olan Workspace’ler yer alıyor. Bu yapıyı iş veya özel hayat gibi en temel ayrım olarak düşünebilirsiniz.
Workspace’den sonraki diğer kademe ise Space’ler. Bu yapılar daha çok takımlar için oluşturup kullanabiliyorsunuz. Örneğin Userspots Workspace’indeki marketing ekipleri veya finans ekipleri için farklı Space’ler açarak projeleri sınıflandırabiliriz.
Son kademe ise Listeler. Bu kısım artık hiyerarşinin en alt, en özelleşmiş kısmı olarak kullanılıyor. Yine örnek vermek gerekirse marketing ekibinin X çalışması için X Listesi açarak maddeleri rahatlıkla sıralayabilirsiniz.
Listeleri oluşturduktan sonra hedeflerimizi tanımlamak için kullandığımız en alt birimler ise görevler. Her bir görevi oluşturduktan sonra o görevle ilgili alt görevler, tarih, kişiler, aşama, öncelik vb. özellikleri tanımlayabilir ve hepsini tek bir satırdan takip edebilirsiniz.
Şimdi gelin görevleri nasıl oluşturduğumuzu, oluşturduktan sonra nasıl görüntülediğimizi inceleyelim. ClickUp burada da bizi şaşırtıyor ve bize 15 farklı görünüm sunuyor, her görünüm free versiyonda olmasa bile birçoğunu kullanabiliyorsunuz.
1. Liste Görünümü
Yeni bir liste oluşturduğunuzda ilk sunulan görünümlerden bir tanesidir. Görevleri organize etmek için statülerinizi (yapılacak, yapılıyor, bekleniyor vb.) buradan görüntüleyebilir, her statü bazında yeri görevler açabilirsiniz. Ek olarak görevlerinize tarih, kişiler, aşama, etiket ve buna benzer pek çok bilgiyi ekleyebilmek adına sütunları özelleştirebilirsiniz. Eklediğiniz tüm bu notlara göre filtreleme yapabilirsiniz.
2. Board Görünümü
Klasik Kanban panosunu burada da kullanabilirsiniz. Statüleri bu alanda güncelleyebilir, statüler arası kartların yerini sürükleyip bırakarak değiştirebilirsiniz.
3. Box Görünümü
Daha çok proje ve ekip yönetimi sürecinde kullanabileceğiniz bu görünümde projelerle ilgili raporları görüntüleyebilirsiniz.
4. Takvim Görünümü
Aylık, haftalık veya günlük bazda görevlerinize tarihsel bir bakış açısı ile inceleyebilir, kilometre taşlarını daha net görebilirsiniz.
5. Gantt Görünümü
En çok kullandığımız görünümlerden bir tanesidir. Eş zamanlı ilerleyen projelerin gelecekte kesişme noktalarını, yoğun haftaları Gantt ile takip edebilirsiniz.
6. Embed Görünümü
Listenize eklediğiniz tüm linkleri Embed görünümü ile tek bir yerden görüntüleyebilirsiniz.
7. Form Görünümü
Tüm verilerinizi hızlı bir şekilde toplayıp düzenleyerek formlar yaratabilirsiniz.
8. Doc Görünümü
Projeniz ile ilgili notlarınızı bir Doc görünüm açarak ilgili listede görüntüleyebilirsiniz.
9. Chat Görünümü
Listenize chat görünüm eklediğinizde, ekibinizle listeleri görüntülerken eş zamanlı sohbet edebilirsiniz.
10. Aktivite Görünümü
Listedeki tüm gelişmeleri aktivite görünümü ile takip edebilirsiniz. Bu görünümde kişileri filtreleyebilir, aktiviteleri daha ayrıntılı hale getirmek için tekrar düzenleyebilirsiniz.
11. Mind Map Görünümü
Görevlerinizin alt görevlerini veya diğer hiyerarşik yapıları takip edebilmek adına mind map görünümünü kullanabilirisiniz.
12. Timeline Görünümü
Calendar ve gantt görünümleri gibi zaman odaklı görünümler elde etmek için listenize bu görünümü ekleyebilirsiniz. Genel çalışma planınızın haritasını çıkarmak ve kesişen noktaları görüntülemek için idealdir.
13. Workload Görünümü
Ekibinizdeki kişilerin genel performansını görüntülemek, kişi bazlı performans değerlendirmeleri yapabilmek için kullanabilirsiniz.
14. Tablo Görünümü
Görevleri tablo halinde görüntüleyebilir, yeniden organize edebilirsiniz.
15. Harita Görünümü
Eğer görevlerinizde konum bilgisi yer alıyorsa, bu görünüm ile rahatlıkla takip edebilirsiniz.
Listelerimizi oluşturduk, listelerimize görevler ekledik ve bu görevleri nasıl görüntüleyeceğimizi de inceledik. Şimdi bu kadar özellik varken nasıl kaybolmadan bu platformu kullanacağım dediğinizi duyar gibiyim. Başlangıçta biraz göz korkutsa da quick tipleri öğrendikçe aslında ne kadar hızlandığınızı fark edeceksiniz.
1. Import: Tüm bu özellikler harika, ama benim zaten tüm görevlerimi takip ettiğim bir araç var, oradan hepsini buraya nasıl geçireceğim diye sorguladığımız noktada Clickup yine bizi şaşırtıyor ve diyor ki ‘’Airtable, Notion, Trello ve daha birçok platformdan tüm verilerini ClickUp hesabına aktarabilirsin! ‘’
2. Hazır Template: Her liste oluşturduğumuzda tek tek görünümleri seçmemiz şart değil. Bir liste açtığınızda hangi görünümlerin otomatik oluşacağını önceden belirleyebilirsiniz. Ek olarak ClickUp tarafından sunulan hazır templateleri kullanabilir, statülerini hızlıca organize edebilirsiniz.
3. Çoklu Görevler ve Hızlı Erişim: Birden çok görevde değişiklik yapmak istediğinizde çoklu seçim yapabilir, araç çubuğundan toplu bir değişiklik yapabilirsiniz.
4. Komutlar: Görevlere ekleme yapmak istediğinizde eğik çizgi kullanarak hızlı düzenleme araçlarına ulaşabilirsiniz.
5. Hızlı Anahtar: Tıpkı Mac bilgisayarlardaki gibi, sistem içerisinde hızlı arama yapabilmenize olanak sağlayan bu arama çubuğunu kullanabilirisiniz.
6. Klavye Kısayolları: Farklı özelliklere erişmek, çok fazla tıklama yapmadan bu alanlarda işlem yapmak için klavyenizi özelleştirebilirsiniz.
7. Entegrasyon: Tamamen kendimize özel yarattığınız bu evrene mobil cihazlarınızdan da kolaylıkla ulaşabilirsiniz..Bilgisayar başında olmadığınız zamanlarda süreçlerinizi uygulama üzerinden de takip edebilirsiniz. Ek olarak Alexa, Google Assistant, Chrome uzantısı ve Gmail dahil tüm platformlarda kullanılabiliyor.
8. Otomasyon: Platform içerisinde herhangi bir kodlamaya ihtiyaç duymadan küçük ama etkisi büyük otomasyonlar kurabilirsiniz.
9. Rehber İçerikler: Son olarak bu kadar çok özellik sunarken mutlaka kullanıcılarımızın soruları olacak, onları aydınlatacak bir şeyler sunmalıyız diye düşünmüş olacaklar ki kısa eğitim videoları ve rehber oluşturmuşlar. Buradaki temel anlatımlara kısa bir göz attıktan sonra ücretsiz hesaptan kullanmaya başlayabiliyorsunuz.
Ücretsiz: Başlangıçta sınırsız görev ve sınırsız ekip üyesi ile 100 MB depolama alanı sunar.
Sınırsız: Kullanıcı başına yıllık 40,11 TL ücretlendirme ile sınırsız depolama, sınırsız takvim, pano ve liste görünümleri, diğer uygulamalarla entegrasyonlar, sınırsız kontrol panelleri, misafirler için izinler ve kişiselleştirilmiş rapor oluşturma imkanı sunar.
İş: Kullanıcı başına yıllık 72,20 TL ücretlendirme ile Google SSO, özelleşmiş export seçenekleri, özelleşmiş kontrol panelleri, ekstra misafir girişi, özel veya korumalı görünümler, zihin haritaları ve zaman çizelgeleri, gelişmiş zaman takibi ve iş yükünüzde artırılmış güvenlik imkanı sunar.
Kurumsal: Kurumlara özelleşmiş fiyatlandırma söz konusudur. Bu, projeler veya işlevler üzerinde sınırlama olmayan özel bir "başarı yöneticisi", bir eğitim programı ile birlikte ekstra otomasyonlar sunar.
ClickUp'ın Avantajları:
• Ücretsiz versiyonun özelliklerinin birçok yönden yeterli olması.
• Pro hesap için demo imkanı.
• Aklımıza gelebilecek neredeyse tüm özellikleri barındırması.(aynı zamanda bir dezavantaj da olabilir)
• Airtable, Notion, Trello vb diğer platformlardan import imkanı.
• Farklı görünümler - list, board, calendar ve en ayırt edici olanı gantt.
• Farklı listelere özel görünümleri de özelleştirilme, kişiselleştirme.
• Kişi atama, görev takip.
• Raporlama
• Ortak çalışma imkanı.
• Zepel'e benzer bir Chrome uzantısı.
• Alexa, Google Assistant gibi ses cihazları dahil tüm platformlardan erişim.
• Mobil uygulama.
• Güçlü onboarding ve rehber videoları
ClickUp'ın Dezavantajları:
• Fazla özellik sebebiyle karmaşık algılanması.
• Özel bir scrum panosu olmaması.
• Açıklama yazmak ve kod parçacıkları paylaşmak için developer dostu özelliklerin eksik olması.
• Mobil uygulamanın tarayıcıya göre eksik olması.
• Ücretli planlarının diğer platformlara göre daha pahalı olması.
Gördüğümüz gibi ClickUp pek çok farklı platformun özelliğini tek başına sunuyor. Tüm bu özellikleri bir anda keşfedip öğrenmek biraz zor gelebilir, platformu kullandıkça daha pek çok farklı özelliğini keşfediyorsunuz. Fakat kendi kendinize keşfedecek zamanınız yoksa ClickUp’ın Youtube kanalını ziyaret etmenizi öneririz. Burada makalede bile yer veremediğimiz pek çok detaylı konuyu inceleyebilir, ihtiyacınız olan özellikleri rahatlıkla kullanabilirsiniz.
Hala platformu kullanıp kullanmamak konusunda emin değilseniz ClickUp’ın platform karşılaştırma içeriklerine göz atabilisiniz. O kadar iddialı bir araç ki benzer görev takip platformları yerine neden kendinin tercih edilmesi gerektiğine dair içerikler hazırlamış.
Buyrunuz:
Asana'ya esnek, zengin özelliklere sahip bir alternatif.
ClickUp vs Trello. Hangisi en iyisi?
Her gün kullanmak isteyeceğiniz Monday alternatifi.
Jira'ya basit ve daha esnek bir alternatif.
Ayrıca, ClickUp ve Trello'yu karşılaştırmalı olarak incelediğim diğer içeriğimize göz atabilirsiniz.
Video anlatımlı ClickUp incelemelerimi ise Userspots Space Club'taki "Tool of the Week" alanından izleyebilirsiniz.
